事務職に転職したい人に求められるスキルとは

事務職に転職したい人に求められるスキルとは

事務職は女性に人気の職業です。
新卒で入社して他の職種を経験したものの、やはり事務職が良くて転職を考える人も多くいます。
事務職というとオフィスでデスクワークがメインで、外回りや会議出席、接待の機会も少なく、自由度の高い仕事をイメージします。
また、顧客を持たないことから土日が休める確率が高く、女性にとってはプライベートを確保し易い勤務形態です。
事務職とはどの様な仕事なのか、事務職に転職するのに必要なスキルについて紹介します。

1.事務職とは

事務職とは、会社の中で他のスタッフのサポート的役割を行う仕事です。
一口に事務といっても「総務事務・経理事務・営業事務・貿易事務」など様々あり、その部署ごとに事務職が存在していることが多くなります。
事務職の仕事は非常に幅広く、資料作成や電話応対を基本に、スタッフのスケジュール管理や部署内の文房具の管理、営業の旅費の精算や各経費の支払い依頼など、あらゆる業務が含まれます。
最近ではコーヒーサーバー等が普及しているのですが、来客にお茶を出すのは事務職の大切な仕事となっています。
更に、部署のスペースが汚れていたら自主的に整理整頓をすることも求められます。
雑用も含まれているのでどんなことでも積極的にやろうと思える人が向いています。

2.事務職に必要なスキル:コミュニケーション力

事務職に転職するにあたり、最も求められる能力がコミュニケーション力です。
ビジネスマナーで代表的な「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」がきちんとできて、いつどの様な事案が発生したのか記憶していることも大切です。
ただ雑談が好きだったり、飲み会に参加して楽しく過ごすのではなく、部署のスタッフがスムーズに仕事が出来る様に気配りをすることが大切なのです。

3.事務職に必要なスキル:明るさ

特にスキルに入らないのでは、と思っている人もいるかも知れませんが、事務職に転職する上で明るさや愛想の良さは必須です。
資料作りやコピーを頼まれた時に、憮然と受け取るのと明るく「ハイ、分かりました」と言って受け取るのとでは印象が全く違います。
事務職の人の態度ひとつで、部署の雰囲気が変わることもあるのです。
また、パソコンに集中している時に来客や電話があると、そちらを優先しなければならず、この時に明らかに不機嫌に眉間にシワを寄せると、それだけで会社のイメージが悪くなってしまいます。
事務職は多くの人と接する仕事ですので、決して黙々とパソコン作業をしているのではありません。
どんなに優れたスキルを持っていても、暗い表情だったり話し方が暗い人は採用されないと思いましょう。

4.事務職に必要なスキル:柔軟性

事務職は、部署のスタッフの行動パターンにより仕事内容が変わることもあります。
こうでなければならない、この通りでないと許せないという人は向いていないでしょう。
想定外のことがあった時には柔軟に対応したり、積極的にフォローする必要があります。
時にはスタッフが外回りに出て中々連絡が付かずに、作業が進まないこともあります。
決まったスケジュール通りにいかないことも多いので、物事の優先順位を素早く付けて行動できる能力が必要です。
昼間にスタッフが出払ってしまうと、オフィス内には女性の事務だけが残ることになるので、女性同士仲良くできることも大切です。

5.事務職に必要なスキル:正確性

事務職は雑用から重要な書類作成まで、実に様々な仕事を行います。
必要な時までに資料が揃っているべきであり、宅配便や郵便も正しく担当者に配布しなければなりません。
作業のボリュームが多い分、正確性が重要になります。
特に日時や金額に関する記憶力は必要とされ、「いつまでだっけ」と訊かれた時にスムーズにすぐに受け答えができるのが理想です。
記憶力に自信がない人は、どこを調べればすぐに答えが見つかるかを覚えておき、サッとメモや資料を調べられる様にしておきましょう。

6.事務職に必要なスキル:健康であること

事務職は、昼間にオフィスに誰もいなくなった時に部署を守る役割があります。
どんなに優秀な人材でも、身体が弱くてすぐに休む人は困ります。
殆どの場合、部署に事務職は一人のことが多く、中小企業の場合には全社で1人ということもあります。
他のスタッフが仕事ができなくなってしまいますので、急に休むのは避けましょう。
遅刻も厳禁で、事務職は早目に出勤して朝一番の郵便物などを配布する必要があります。
子育て中の女性には厳しいことですが、急に子供が熱を出したり、保育園の行事で休むなど、子供が理由で欠勤をすると周囲に迷惑がかかります。
面接の時に「お子さんの面倒を見てくれる人はいますか?」と訊かれることは覚悟しておきましょう。
転職をする際に、両親に協力を仰いでおくのがおすすめです。

事務職ではパソコンスキルは元より、上記のスキルが求められます。
転職をする時には面接で、上記のスキルがしっかりとアピールできる様に自己PRを考えましょう。

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